发布时间: 2016-12-22
作者：武秋彦 隆天知识产权代理有限公司 流程业务管理部
随着国内企业对知识产权越来越重视，国内申请人对海外市场也不仅仅局限于欧美日韩等发达国家，目光也随着自身产品及市场的特点逐渐转向其他地区及国家，如菲律宾、伊朗、泰国、阿根廷、阿联酋等。
依据我们的经验，在向这些国家递交专利申请的时候，申请人签署的委托书、转让证明以及其它证明文件，包括营业执照副本等，往往需要经过公证、认证手续之后，方可被接受。
笔者现仅将我们作为专利代理机构为客户代为办理文件公证和认证程序所需要的文件以及注意事项向大家做一简要介绍，以供大家参考。
一、文件公证程序的办理
专利申请人在办理文件公证时，可与申请人所在地的当地公证处提出申请，申请人所在单位的专利负责人在公证员的见证下完成申请文件的签字盖章，然后请公证处出具相应的公证文件。
如申请人因各种原因无法亲自去公证处办理公证，也可委托专利代理机构代为办理。
1.办理公证的地点
我们推荐办公证的地方是中国国际贸易促进委员会（简称“贸促会”）/中国国际商会的商事法律服务中心。
2.办理商事证明公证文件
所需文件如下：
1） 代理机构的单位介绍信；
2） 商事证明书申办表；
3） 申请人的营业执照复印件；
4） 专利代理机构的营业执照复印件；
5） 法律文件签署声明（即专利申办文件上的印章印模及负责人/专利发明人的身份证明及手签字样）；
6） 所需公证文件（例如，委托书、转让证明或营业执照副本等）的原件和复印件；
7） 案件发明人的身份证复印件：如公证文件为转让证明或发明人声明等需发明人签署的文件。
3.在贸促会办理商事公证文件所需的时间及费用
1） 平件：5个工作日，每份文件人民币100元。
2） 急件：3个工作日，每份文件人民币150元。
敬请注意：并非所有国家都接受由贸促会办理的商事证明公证文件，因此，建议办理前先与贸促会或代理机构确认。
二、文件认证程序的办理
1. 如公证的文件为委托书和营业执照副本等企业文件，专利代理机构可在贸促会办理公证时同时请求办理领事认证，即“使领馆认证”，也就是我们常说的外交部使馆双认证，所需文件同上述公证时所列文件。需注意的是，如同时请求贸促会办理公证和认证程序，所需文件准备1份即可。
在认证过程中，有些国家的使馆会要求提供申办文件的英译文，贸促会会提供翻译服务，无需申请人自行准备。
2. 如认证文件为发明人声明或发明人转让证明等个人文件，贸促会仅能办理公证件，不能代办认证件。则需代理机构携带贸促会出具的商事证明书去北京市人民政府外事办公室国际交流中心认证部办理认证，无需其他文件。
3. 有些申请人会自行办理公认文件，然后委托代理机构办理认证。在这种情况下，需首先判断待公证文件是属公司文件还是个人文件。如待认证文件是公司文件（委托书和营业执照副本等），代理机构可去中华人民共和国外交部办理认证程序，需同时携带企业介绍信及办理人身份证原件。
外交部领事司的对外办公时间是星期一至星期五上午8:30到11:00（国家法定节假日，公休日除外）。
敬请注意：如待认证文件是个人文件（发明人声明和转让声明等），则代理机构需去外交部代办处（即上述北京市人民政府外事办公室国际交流中心认证部）办理认证，无需其他文件。
4. 办理认证所需的时间为3到40个工作日不等，每份文件所需费用也是由几十元到几千元人民币不等，各国认证文件办理的具体时间和费用详见中华人民共和国外交部网站和中国国际贸易促进委员会网站上的各国驻华使馆领事认证规定汇编介绍。
以上内容仅供代理机构协助申请人办理公证和认证文件时参考，具体操作及其收费标准，请以贸促会及外交部发布的相关规定为准。而且，申请人在海外专利申请作业中，具体哪些国家需要公证文件还是认证文件，也请以各国知识产权局的相关法规为准。
