浅谈事务所专利流程职责

作者：王军丽

专利代理师负责专利内在构建的实质性问题，流程人员负责处理过程中遇到的程序性问题，双方相互配合，明确职责，做到实质性和程序性工作的有机统一。如果说专利代理师是专利事务所中吹响号角的冲锋队，那专利流程人员一定是后方强大的后援团。

专利流程岗位偏文职，却又和传统文职工作不同，其不仅仅要求掌握强大的办公软件技能，还需要熟悉甚至了如指掌专利代理各个环节的所有细节流程，稍有差池就可能导致一件专利由“生”到“死”。所以对于专利流程人员而言，一方面因为事务性的工作繁琐冗杂，所以要求时刻保持头脑清晰，做事干净利索且准确无误；另一方面，又因专利流程人员不仅需要对接国家知识产权局，还需要对接企业，因此还需要具备一定的应对能力。总之，流程人员必须在工作实践中总结经验，才能化冗为简，真正做好流程管理工作。

流程事务大致分为信息录入、时限监控、交局事务、文件转达和整理、费用处理等五大板块。

“信息录入”是将客户资料和案件信息录入公司数据库的过程。此处的“信息录入”主要指来案信息录入，即将案件处理过程中的各项信息录入并分配到其他各个板块中，以便流程部门按板块进行分工协作。来案信息主要包括：客户信息、案件信息、费用等。

其中，客户信息包括：客户名称（如果是企业，名称需要录入详细的工商登记名称），客户代码（企业则为企业代码，个人则为身份证号码），以及，企业规模（区分大企业、小企业，为国际专利申请费用减缓提供依据）等。

“信息录入”包括：案件类别、案号、案件处理人员、客户要求、案件时限以及案件状态等。案件类别包括专利案件、商标案件、著作权案件、海关备案、调查类案件以及专利分析类案件。专利案件又细分为专利申请案（分国际申请和国内申请）、审查意见答复案、复审案、无效案以及诉讼案等。商标案又细分为商标申请案、商标异议案、商标复审案以及商标诉讼案等。其他类型案件在专利代理事务所日常处理案中所占数量不多，一般尽量不做进一步细分，只做一个大类别划分，如调查类案件，尽管还可细分为取证类、公证类等不同事务，但为了方便流程管理，最好将其划归一个大类。案号一般由两部分构成，案号编码与序号。案号编码通常由英文字母构成，其与案件类别相对应，每种案件类别对应一个特定的案号编码，其通常包括多个英文字母，有时候一些特殊类型案号，可能还会夹杂一些符号于其中，但为了便于数据库查找筛选，案号编码应尽可能简单。序号通常由数字构成，一般会将年份编于其中，年份后面是流水号。案号相当于每个案件的身份代码，有了这个身份代码，才能将与其他案件区别开。案件处理人员通常由其他部门分配并提供，通常一个案件有多位案件处理人员，如，专利申请案，其会有一位主处理人员，还会有一位或多位案件审核人员，在录入案件处理人员信息时要分别录入，以便时限监控和文件转达时查找对应人员。客户要求通常填写在备注栏，在处理各项流程事务时，要查看每个案件是否存在特殊要求，从而为客户提供最贴心和定制化的服务。案件时限以及案件状态将贯穿流程管理的各个阶段，每个案件产生时都会对应一个案件时限和一个案件状态，案件状态改变时，案件时限也将发生改变，案件终结时也将伴随案件时限消除。信息录入是所有流程工作的基础，没有信息录入就如无米之炊，流程管理将无从下手。

“时限监控”是事务所各项事务的“生命线”。流程人员的重要职责之一就是监控各种时限，及时提醒相关人员完成各项事务。时限监控大致分为两大类，对外时限监控和对内时限监控。

对外时限包括官方时限和客户时限。官方时限一般是各种中间官文的处理时限，每种官文都有不同的官方期限，流程人员务必要清楚每种官文的期限计算方式，并将其准确填写在数据库中。客户期限是指客户指定每个案件每个阶段的完成期限。对于大客户而言，通常都具有统一的合作规范，合作规范会针对不同类型案件指定不同的期限，而且不同的客户合作规范不尽相同，流程人员在录入客户时限之前首先需要查看来案信息是否有特殊的期限要求，如果没有特殊期限要求，就要查看是否具有合作规范，如果都没有，那就参照行业一般的办案期限要求来制定客户时限。

对内时限是事务所要求内部人员的办案时限。对内时限通常都依据对外时限而制定。对于递交官方之前的案件而言，对内时限主要根据客户指定的完成期限来制定。对内时限要早于客户指定时限，且一个客户指定时限通常对应几个对内时限，因为每个案件会分好几个办案阶段。如主办人员处理阶段，内部审核人员核稿阶段，以及，客户审核阶段。每个阶段都应有相应的对内时限，一方面确保案件如期完成，另一方面也便于流程有针对性地管控时限，适时提醒相应时间节点人员。对于递交官方之后的中间官文案件而言，对内时限则需要同时结合客户时限和官方时限而制定，比如对于审查意见答复官文而言，首先根据官方发文日期计算官方时限，同时制定内部的转官文时限，转官文后要根据客户指定的答复期限制定内部主办人员办案时限、内部核稿时限以及客户核稿时限，且这些所有时限都必须在官方时限之前。将时限录入数据库只是时限监控的一部分，更重要的是要根据录入的时限及时提醒相应人员按时完成。设定软件自动时限提醒是一种省时高效的时限监控方式，如果没有软件自动提醒，则需要流程人员日常筛取时限表并逐一提醒相应人员，且越靠近客户时限和官方时限，提醒频率应越高，必要时辅以电话提醒的方式。

“交局事务”是指流程人员将文件递交至官方的过程。随着电子化办公的普及，如今的交局工作基本都是通过远程电子递交。电子递交要求文件符合特定版式，既可以选择将文件内容转换成PDF格式以附件形式递交，也可以选择以拷贝方式将文件内容拷贝至电子递交软件相应文档中。但不论是那种方式，检查交局都是工作的重中之重。办案人员交给流程人员的文件与流程人员递交官方的文件必须要确保完全一致，否则一旦出错，后果不堪设想。要确保不出错，首先需要流程人员熟练并细致地完成各项交局文件；其次要将所有交局文件打印出来转交相关办案人员检查并签字；检查签字后的文件再交回流程自核，流程自核包括：核查是否具有客户指示递交信息，核查案件著录项目信息是否有误，核查文件有无缺漏，核查时限是否超期，还要核查电子和纸件文档是否都已按照规定要求存档等等。流程交局事务至关重要，再仔细都不为过，所以在处理这项事务时一定要秉承心无旁骛、一丝不苟的态度。

“文件转达和整理”是流程事务中既琐碎又繁重的一项职责。文件转达通常是指官文转达，但随着无纸化办公的推行，如今的官文大多采用客户端自行下载的方式获取，只有少部分官文是通过邮寄方式收取。所以官文转达最基础的工作就是官文下载，官文下载后要进行分类整理，再转达给客户并等待客户进一步指示。特殊官文还需要同时邮件给相应办案人员，以便第一时间让客户与相关办案人员对接，为客户提供及时贴心的服务。

文件整理既包括纸件文件整理，又包括电子文件整理。虽然电子化办公已经相当普及，但纸制文件仍然相当重要，因为纸制文件更安全、更真实，其记录的原始信息不易篡改，一旦形成，记录载体与呈现信息永远结合在一起，很难做到无痕迹修改，所以文件整理更多的工作重心在于纸制文件整理。文件整理通常发生在日常事务的每个环节，比如，在处理信息录入时，要将所有来案信息扫描并存入电子档同时打印入卷；在处理交局事务时，也要将所有交局文件及所有往来邮件存入电子档同时打印入卷；同样在进行文件转达时，也应将所有转达文件和邮件存入电子档同时打印入卷。可以说文件整理实际是一个附属于其他事务的习惯动作，习惯一旦养成，文件整理就变得很自然、轻松。此外，文件整理还包括案卷整理，每个案子都应有一份纸制案卷，纸制案卷应分门别类存入卷库，且归类方式最好跟案号挂钩，需要调取时，可根据案号查找相应门、类即可轻松调取案卷。案卷调取也应按照程序调取，流程部门需做好调取记录，从而为案卷追寻提供依据。

文件整理和转达虽然琐碎繁重，但其也是流程事务至关重要的一环，流程人员在处理这一板块任务时切不可掉以轻心。

“费用处理”是流程事务中最最繁重的一项职责。费用处理主要包括两大类别，应上交官方的待缴费用和应向客户收取的待收款项。待缴费用主要包括：专利费、商标费和其他案件费，专利费包括：申请费（包括发明申请费、实用新型申请费和外观申请费）、分案申请费、实审费、授权办登费、专利年费、复审费、无效审查费以及著录项目变更费等；商标费包括商标申请费、商标异议费和商标复审费等。其他费用包括：各类案件诉讼费、海关备案费及公证费等。待收款项与待缴费用相对应，二者的不同之处在于，每个待缴费用加上对应的代理费即为相对应的待收款项。

费用处理说起来简单，但做起来极其繁琐。就拿专利年费来说，其应在期限前两个月通知客户，也就是说，在此期限前应将两个月后应缴纳年费的所有案件筛选出来，再根据案件类别和交费年限计算待缴费用，发明、实用新型和外观缴费标准各不相同，缴费年度不同，缴费数额也不同，还应注意是否办理了费用减缓，如办理费用减缓则应按减缓标准计算待缴费用。整理完年费待缴费用对应的还需整理应向客户收取的待收款项，此费用要根据不同的客户需求计算收取费用，有些客户是按年度缴费，有些是按季度缴费，有些是按月缴费，对于这类客户要按其要求定期做年费通知。在通知客户时首要选择的通知方式是邮件，在邮件得不到回应时，应电话或其他一切可能联系到客户的方式，确保务必通知到位。

事务所流程管理各个板块之间并非完全独立，而是相互交叉，想要高效又准确的处理这些事务，需要明确又细致的人员分工和相互协作。而且事务所流程管理环节众多，环环相扣，忽视或缺失任何一环都很容易造成严重的法律后果，所以流程人员务必兢兢业业、脚踏实地，才能胜任此岗。

以上是笔者以自身十多年的流程经验对事务所流程岗位中的主要职责作的简单梳理，因每个专利事务所流程管理方式会有所不同，故本文仅供参考。