发布时间: 2019-02-14
作者：刘冰 专利工程师
专利代理工作本质上属于法律服务工作。从服务工作本身而言，沟通可以挖掘需求、完善需求、确认需求、提高效率、强化质量，是服务工作中必须的环节。尤其在专利代理人与发明人之间，有效的沟通对专利撰写质量和专利撰写速度有巨大的推动作用。
下面针对专利代理人如何与发明人沟通进行详细阐述。
从心理学角度而言，沟通包括意识和潜意识两个层面，而且意识只占1%，潜意识占到99%。因此，有效的沟通必然是在潜意识层面的，有感情的，真诚的沟通。通常为了让客户在潜意识中能认可我们的付出，从心理上能接受并赞赏我们的服务，专利代理人需要在以下几个方面做好工作：
1、沟通前，要做好充分准备。例如，代理人在沟通前需要仔细阅读发明人提供的交底材料，最好做到多遍阅读：
第一遍阅读：a、了解交底材料中的核心，即：该方案针对什么技术问题，采用了什么技术手段，达到了什么样的技术效果；
b、对于交底材料中不完善、不清楚、不确认的信息进行批注。
第二遍阅读：解决第一遍阅读中的批注问题，需要代理人进行简单的查阅、检索，尤其是针对基础知识，例如：GOA意思；在检索过程中，可检索客户以往申请过的专利，了解到公司技术的创新程度，以及撰写风格等信息，对后续撰写有一定的帮助。
第三遍阅读：将前两遍中的批注进行总结和拆分，例如：哪些技术特征是重要且难以理解的；哪些技术特征的描述是有问题，需要和客户解释一下的。
经过多遍阅读和整理，基本可以对交底材料情况做到心中有数，这样后续能够与发明人很顺畅的进行沟通。
由上述可知，这一方面是代理人最需要花时间的地方，因为没有经过认真的准备，沟通时的思路和语言是混乱的、没有条理的，抓不到重点的，这样导致在撰写中无法把握重点特征，还需要再次反复沟通，会给客户一种非常不专业的印象。而精心准备过的沟通，使得代理人能够在这一步就对权利要求的布局、说明书的拓展做到心中有数，且在沟通过程中直接可以引导发明人补充额外的技术特征，甚至挖掘出新案。
2、沟通中，与发明人确定该案的核心问题，并与发明人在该案的一些细节或存在的问题上，达成一致，并提出对应的解决办法。其中，在实际沟通过程中交底材料会存在两种极端情况：
第一种情况：交底材料非常简单，代理人基本能够完全理解，但还是建议用简单的语言再和发明人确认一遍，一方面让发明人觉得你是懂方案的；另一方面能够在沟通过程中，期望发明人补充一些材料或添加一些其它的技术特征。
其中，在与发明人沟通让补充材料或添加技术特征时，往往会遇到发明人无法补充的情况，这时需要代理人针对该技术方案引导发明人进行技术扩展。
案例：净水器用于过滤水，管路中必定留有水，会滋生细菌，为解决这一技术问题，加入旁通的热风机为管路烘干，避免滋生细菌。
可以看出，本方案针对的技术问题是如何避免管路滋生细菌，技术手段是管路旁通热风机，技术效果是烘干了管路中的水分，从而防止滋生细菌。
此方案很明显可以看出创造性不够，那么在和发明人沟通过程中，可以委婉的表达此方案的创造性不高，然后沟通是否有其他没写入交底材料的技术特征，若没有，代理人可根据检索到的对比文件或资料进行拓展，也可根据此方案可能会带来的问题进行拓展，例如，在管路进水的时候对热风机会不会造成影响，这样发明人就可以顺着问题的思路去解答，给出一个方案，例如：管路进水时，旁通热风机与水的管路需要加阀门密封，在进水的时候必须确保水流不会进入热风机。
第二种情况：交底材料非常难懂，代理人可以先检索客户及其竞争对手以往申请过的与本技术相关的专利，进行初步理解，然后把自己理解的技术方案与发明人进行确认，如果发明人认同，后面代理人可表明自身技术水平的局限性，让发明人具体讲讲交底材料的技术，以便于充分理解此方案；如果发明人不认同，他则会自行讲解方案，此时代理人需要仔细听，然后记录，不要碍于情面不懂装懂，争取一次性弄懂，最后还要对发明人的耐心讲解表示感谢。
进一步地，在初步检索就已经检索到了比较接近的对比文件，影响该案的新创性问题时，需要引导发明人针对对比文件，进行讨论，做一些针对性的规避设计，不建议直接告知客户撤案。同时，还要注意，如果发生上述情况，一定要与发明人和专利工程师进行沟通并确认。
3、沟通形式，主要包括电话沟通、邮件沟通及面对面沟通等，代理人在工作过程中常用电话沟通和邮件沟通这两种，下面针对这两种沟通形式进行主要阐述：
电话沟通：
a、确认彼此身份，与发明人/专利工程师电话沟通时，要先确认对方的身份，在确认对方身份时，需使用尊称，不要直呼发明人的名字，例如，请问您是张某某张工/老师/经理吗？然后介绍自己是某某专利事务所的代理人。
b、说明打电话的原因，如：您有个专利申请是我负责的，告知其发明名称，并说明关于这个专利，你需要向他请教一些问题，让对方了解你的目的。
c、确认发明人当下是否有时间：
若有时间，则先与发明人确认核心技术点，然后再让发明人帮忙解答批注的问题，在发明人解答一个问题后，要给发明人一个正面反馈；
若发明人当下较忙，而案子很简单，为了不影响案子的进度，可以和发明人商量，让发明人给出两三分钟时间，然后快速简洁问出问题；
若发明人当下较忙，而案子较复杂，则需要和发明人再次确定沟通时间，最好是电话沟通，因为邮件时效性较差。
d、沟通完要感谢对方。
e、在沟通过程中需要记录，可以写在交底书中，也可电话录音，避免忘记，就重复的问题打扰发明人的情况。
注意：
1）、电话沟通时，语气要和善，不要带情绪，分贝适当降低，以建立和谐的沟通桥梁；
2）、不要在沟通时，直接否定/打断发明人，可以在发明人说完之后，提出自己的疑惑，要善于倾听；
3）、不要用差、不好、乱等不礼貌的词语评价发明人的方案，要多站在对方的角度，多肯定、赞美。
邮件沟通：
电子邮件一般包括：信头、主题、称谓、正文、签名档，以及附件六个部分，尽量做到能够让双方的相关人员，如双方的流程，案件审核和管理人员等，知晓该案的进度和沟通情况。
在使用电子邮件沟通方案或补充资料时，明确地指出需要沟通的内容或需要补充的细节，不要给发明人一个大概范围，最直接、最具体地向对方提出要求，更容易解决问题。例如，面对同样的问题，代理人在邮件中指出“请解释实施例一中的工作原理”，发明人就根本无从下手；反而向发明人指出，“请解释实施例中A与B之间如何实现转动连接，B如何带动C实现绕A的轴线摆动”，这种方式更加具体，发明人更容易理解，补充的材料也更能够解决问题。
注意：
1）、称谓需要使用尊称，例如：某老师/经理；
2）、在邮件正文建议代理人突出显示下列时间节点信息，例如：发明人补充资料的最晚期限，并适当说明要求期限的原因；
3）、正文部分要附上自己的联系方式，以便随时沟通。
总结：沟通是人与人之间进行信息交流的必要手段，是一门学问、一门艺术，良好的沟通技巧能让沟通者得到想要的信息，并且能增进双方的了解，让双方在心情舒畅中达成共识。专利代理人的成长之路上务必重视对沟通能力的培养和提升，以更好地以自身的专业技能服务于社会。
